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Wir haben Felix von Cyberport gefragt, wie er mit der Situation umgeht und seinen Arbeitsalltag effizient gestaltet. Er ist Business Partner im Human Resources-Bereich und ist dementsprechend ein eifriger Kommunikator. Erfahre im nachfolgenden Abschnitt mehr über Felix, seine Aufgaben und wie er effizient arbeitet.
Felix, in welchem Tätigkeitsbereich arbeitest Du und welche Aufgaben fallen in Dein Fachgebiet?
Ich bin Business Partner im Human Resources-Bereich. Das bedeutet, dass ich im engen Austausch mit Führungskräften und Abteilungsleitern stehe und diese dabei unterstütze Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter strategisch und operativ gut zu führen. Immer wenn es darum geht, Personalangelegenheiten zu klären, bin ich gefragt. Es zählt hierbei zu meinen Aufgaben, den Kontakt zwischen dem HR Bereich und den Fachabteilungen proaktiv aufrecht zu erhalten, um ein effizientes Miteinander und reibungslose Kommunikation zu fördern.
Welche Maßnahmen ergreifst Du, um effizient zu arbeiten?
Ich habe mir ein angenehmes, ruhiges Arbeitsumfeld geschaffen, um ungestört meinen Aufgaben nach zugehen. Um auch optimal an Videokonferenzen teilnehmen zu können, habe ich ein paar technische Mittel an meiner Seite, die mir die Arbeit sehr vereinfachen. Dazu zählen eine separate Kamera und ein hochwertiges Headset, damit ich gut gesehen und verstanden werde. Zwei externe Bildschirme runden die Ausstattung ab, damit ich in Videokonferenzen präsentieren und gleichzeitig die anderen Teilnehmer im Blick behalten kann. Außerdem setze ich mich im Vorfeld mit den anstehenden Aufgaben auseinander und plane zumindest grob meinen Tag im Homeoffice.
Welche Möglichkeiten bietet Cyberport seinen Mitarbeitern, um effektiv Arbeit zu leisten?
Cyberport unterstützt den Mitarbeiter mit entsprechenden Tools zur digitalen Vernetzung (u.a. Microsoft Teams) und indem es einen Teil der Ausstattung stellt. Zum Beispiel ein digitales Notizbuch, um komplett papierlos zu arbeiten. Außerdem herrscht bei Cyberport eine Vertrauenskultur gegenüber uns, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Auch die Möglichkeit, sich den Homeoffice-Tag zeitlich flexibel zu gestalten, ist gegeben.
Um effektiv zu arbeiten, gibt es einige Hilfsmittel, die Du verwenden kannst. Wir haben drei Methoden näher beleuchtet, die Dir die Arbeit im Homeoffice um einiges erleichtern. Schau Dir bei Gelegenheit auch den Beitrag zu weiteren Hacks für das Homeoffice an, die von uns persönlich getestet und für gut befunden wurden.
1. Teile Dir Deine Zeit bewusst ein
Ein gutes Zeitmanagement ist die halbe Miete. Oder die Ganze? Es gibt einige Methoden, um sich effektiv die Zeit einzuteilen. Vor allem im Home Office, wo die Meetingstrukturen des Büros zum Teil wegfallen oder auch die kleinen Pausen, die man sonst in der Kaffeeküche hatte, vernachlässigt werden. Schon mal von der 40-30-20-10 Methode gehört? Sie hilft Dir, deine Prioritäten bei Deinen Aufgaben effektiv einzuteilen:
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Du nutzt 40 % deiner Zeit für Aufgaben mit der höchsten Priorität. Das wären an einem 8 Stunden Tag ca. 3 ½ Stunden.
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Du nutzt 30 % Deiner verfügbaren Zeit für Aufgaben mit der zweithöchsten Priorität. Also ca. 2 ½ Stunden.
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Dann bleiben 20 % für Aufgaben mit Prioritätsstufe 3. Das sind dann beispielsweise nur noch ca. 1 ½ Stunden.
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Die letzten 10 % nutzt Du zum Planen Deiner weiteren Aufgaben. In diesem Fall ½ Stunde.
Merke Dir, dass bei dieser Methode die Prozentzahlen lediglich als Orientierung gelten. Du musst dich nicht zwangsweise daran halten, sie bieten aber eine gute Faustformel.
Eine weitere Methode, um effizient zu Arbeiten ist es, Störquellen zu minimieren. Im Homeoffice ist es ein Leichtes, sich durch das hohe Volumen an eintreffenden Chatnachrichten und Emails aus einer Aufgabe reißen zu lassen, um eifrig zu antworten. Hier hilft es, sich Zeiten zu setzen, in denen Du deine Kommunikationskanäle prüfst und alle Anfragen erwiderst. Beispielsweise einmal morgens, einmal mittags und einmal am späten Nachmittag. Das ist wichtig, denn in der restlichen Zeit kannst Du Deine selbst auferlegte Funkstille nutzen, um ungestört Deine Aufgaben zu erledigen.
Falls Du weitere Inspirationen zu Arbeitszeitmethoden suchst: Auf die sehr bekannte Pomodoro-Methode, gehen wir in unserem Beitrag zu drei Tipps für das Homeoffice genauer ein.
2. Achte auf die richtige Ergonomie und schone Deinen Rücken
Vor allem Schreibtischtäter sind prädestiniert für eine gebeugte Haltung durch verkürzte Brust- und Hüftmuskeln. Das kann im schlimmsten Fall zu chronischen Rückenschmerzen führen. Mit der richtigen Position am Schreibtisch ist hier schon viel gewonnen:
- Stelle Deinen Schreibtischstuhl so ein, dass Ober- und Unterschenkel einen 90° Winkel bilden, wenn die Füße flach auf dem Boden stehen. Du hast keinen höhenverstellbaren Schreibtischstuhl? Wenn er zu niedrig ist, lege Dir ein Kissen unter, ist er zu hoch, stelle Deine Füße auf einem Hocker oder einem dicken Buch ab.
- Dein Tisch sollte von der Höhe so eingestellt sein, dass Ober- und Unterarme einen 90° Winkel bilden, wenn Du Deine Unterarme auf der Tischplatte ablegst.
- Der obere Rand Deines Computerbildschirms sollte sich ca. 25 cm unterhalb Deiner Augen befinden. So stellst Du sicher, dass dein Nacken gerade bleibt, während Du auf den Bildschirm schaust.
3. Sorge für Ausgleich und schone Körper und Geist
Körper und Geist sind eine untrennbare Einheit. Genauso, wie sich mentaler Stress in körperlichen Beschwerden äußern kann, sorgt ein unausgeglichener Körper dafür, dass wir mental nicht auf der Höhe sind und unsere Effektivität leidet.
Unser Körper ist nicht dafür gemacht, den ganzen Tag am Schreibtisch zu sitzen und auf einen Bildschirm zu starren. Deswegen stelle sicher, dass Du regelmäßig Bildschirmpausen machst und mindestens einmal am Tag einen ausgedehnten Spaziergang. Bevor Du in den Arbeitstag startest, wecke ich meinen Körper mit sanften Yoga-Übungen, wie zum Beispiel diesen angenehmen Stretch-Übungen von Mady Morrison (ihr Youtube-Kanal ist absolut empfehlenswert!).
Meditation ist ein besonders gutes Mittel für Deinen mentalen Ausgleich. Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass Meditation eine positive Wirkung auf unser geistiges Wohlbefinden hat und sogar gegen Depressionen wirkt. Mehr dazu erfährst Du in dieser sehr gelungenen Doku von arte. Wenn Du mit Meditation starten möchtest, fange am besten mit geführten Meditationen an. Davon findest Du einige auf Youtube oder Du nutzt Direkt eine App, wie 7Mind, headspace oder Bambu. Letzten Endes sind alle diese Apps sehr empfehlenswert. Teste sie und wähle die App, die Dich am meisten anspricht.
Hoffentlich kannst Du Dir einige der Tipps zum effektiven Arbeiten zu Herzen nehmen, oder vielleicht praktizierst Du auch schon einige der genannten Methoden. Das Homeoffice hat einiges an unserer Arbeitsweise geändert und wir hoffen, dass der Beitrag eine Hilfe für die Gestaltung deines Arbeitsplatzes und Arbeitsprozesses ist.
Cyberport
Cyberport ist bereits seit 1998 Pionier im Onlinehandel. So rasant sich das E-Business entwickelte, so schnell zog das Dresdner Unternehmen nach. Inzwischen gehört Cyberport mit über 500 Mitarbeitern zu den führenden E-Commerce-Unternehmen in Deutschland. Technik und Trends liegen in der DNA des Unternehmens. Unter dem Motto “Veränderung ist wichtig!”, da sich die Anforderungen der Kunden ständig ändern. Cyberport will neue Möglichkeiten zur Innovation schaffen. Mit einem großen Sortiment für Privathaushalte und Unternehmen begleitet Cyberport die Digitalisierung online und mittlerweile in 16 Stores. Dazu braucht es starke Marken und noch stärkere Mitarbeiter.
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